Een sterk rapport gaat niet alleen over de gegevens, maar ook over de manier waarop je deze presenteert.
Het maken van een overtuigend rapport in Power BI gaat niet alleen over het presenteren van data; het gaat erom het op een manier te doen die gebruikers snel kunnen begrijpen en waarop ze kunnen handelen. Met een paar Power BI-datavisualisatieontwerpprincipes kun je rapporten maken die zowel duidelijk als impactvol zijn.
Hier zijn enkele beginnersvriendelijke tips om je op weg te helpen:
1. Kies de juiste visuele elementen voor jouw gegevens
Verschillende gegevens vertellen verschillende verhalen, dus het type visualisatie dat je kiest, is van belang. Staaf- en kolomdiagrammen zijn ideaal om categorieën te vergelijken, terwijl lijndiagrammen geweldig zijn om trends in de loop van de tijd te laten zien. Vermijd cirkel/taartdiagrammen voor gedetailleerde vergelijkingen, omdat ze moeilijk nauwkeurig te interpreteren kunnen zijn - tenslotte, "Taart hoort thuis op een feestje, niet in jouw rapport". Een citaat van Jeroen (Jay) ter Heerdt - Power BI Principal Program Manager bij Microsoft (je kunt hier hieronder meer over lezen). Kies dus voor visualisaties die inzichten in één oogopslag gemakkelijk te begrijpen maken.
2. Houd het simpel en overzichtelijk
Een schoon ontwerp houdt gebruikers gefocust op de data. Beperk het aantal visuals op elke pagina en voorkom dat jouw rapport overladen wordt met tekst, te veel kleuren of talloze grafiektypen. Houd het bij 2-3 primaire kleuren, idealiter kleuren die aansluiten bij jouw branding of een eenvoudig, neutraal palet. Vaak creëert eenvoud de meest professionele look.
3. Gebruik slicers voor interactieve filtering
Slicers stellen gebruikers in staat om interactief gegevens te filteren, wat rapporten aantrekkelijker maakt. Slicers zijn vooral handig als je wilt dat gebruikers inzoomen op categorie, datum of regio. Als je bijvoorbeeld verkopen in verschillende regio's bijhoudt, kunnen gebruikers met een slicer specifieke gebieden bekijken zonder dat ze aparte visuals nodig hebben. Plaats slicers op een speciaal gebied op de pagina, zodat ze gemakkelijk te vinden zijn, of ga een stap verder door de slicervisuals visueel te integreren in uw datavisuals.
4. Zorg voor consistentie in lettertypen en kleuren
Consistentie is belangrijk in Power BI-rapporten. Door dezelfde lettergroottes en kleuren op alle pagina's te gebruiken, kunnen gebruikers moeiteloos door het rapport navigeren. Vermijd het gebruik van te veel lettertypes en kies er een die gemakkelijk te lezen is. Houd het bij een beperkt kleurenpalet en gebruik 1-2 kleuren om belangrijke datapunten te benadrukken.
5. Voeg tooltips toe voor extra context
Tooltips bieden extra details zonder het hoofdrapport te overbelasten. Door met de muis over een datapunt te bewegen, kunnen gebruikers specifiekere informatie zien, zoals exacte waarden of data-indelingen, die mogelijk niet in de hoofdvisualisatie passen. Tooltips zijn aanpasbaar, waardoor ze een geweldige manier zijn om diepere inzichten te bieden zonder gebruikers te overweldigen.
6. Formatteer getallen voor leesbaarheid
Duidelijke nummeropmaak kan een groot verschil maken. Gebruik voor grote getallen afkortingen voor duizenden (K) of miljoenen (M) (bijvoorbeeld 1,5M in plaats van 1.500.000). Consistente decimalen helpen ook - vermijd onnodige decimalen. Goed opgemaakte getallen stellen gebruikers in staat om waarden snel te interpreteren zonder extra mentale inspanning.
7. Gebruik bookmarks voor aangepaste weergaven
Met bookmarks (bladwijzers) kun je specifieke weergaven van jouw rapport opslaan, wat vooral handig is als je bepaalde statistieken wilt benadrukken of verschillende weergaven wilt aanbieden voor verschillende doelgroepen. Je kunt bijvoorbeeld een bladwijzer 'Sales Overview' maken die filtert op belangrijke gegevens en een 'Detailed View' voor diepere analyse. Bladwijzers zijn een eenvoudige manier voor beginners om interactieve elementen toe te voegen aan rapporten zonder te hoeven coderen.
8. Optimaliseer de pagina-indeling en -afstand
Lay-out en spatie maken rapporten visueel aantrekkelijk en toegankelijk. Plaats de belangrijkste visuals bovenaan of in het midden van de pagina, waar gebruikers waarschijnlijk als eerste kijken. Gebruik voldoende witruimte tussen visuals om te voorkomen dat ze te dicht op elkaar staan. Duidelijke spaties maken het voor gebruikers gemakkelijker om zich te concentreren op inzichten.
9. Probeer de Q&A Visual voor snelle antwoorden
Met de Q&A-functie van Power BI kunnen gebruikers vragen typen en direct visuele antwoorden krijgen. Deze functie is handig voor gebruikers die onafhankelijk gegevens willen verkennen zonder door meerdere pagina's te navigeren. Q&A is vooral handig voor beginners die rapporten delen met andere gebruikers die nieuw zijn in Power BI.
10. Gebruik gegevenslabels niet te vaak
Gegevenslabels kunnen nuttig zijn, maar te veel labels kunnen jouw visuals rommelig maken. Gebruik labels strategisch en richt je alleen op belangrijke punten of uitschieters. Door bijvoorbeeld labels op de hoogste en laagste waarden te tonen, vestig je de aandacht op belangrijke trends zonder de grafiek te overweldigen met getallen.
11. Vertel een verhaal met titels en beschrijvingen
Elke visual moet een deel van het verhaal vertellen, en duidelijke titels en beschrijvingen zijn essentieel om dat verhaal samenhangend te maken. Gebruik betekenisvolle titels die het doel van elke visual uitleggen, en voeg indien nodig korte beschrijvingen toe. Vermijd vage labels zoals "Grafiek 1" of "Overzicht"; titels zoals "Maandelijkse omzetgroei" zijn veel nuttiger.
Meer over: Waarom cirkeldiagrammen niet ideaal zijn voor datavisualisatie in Power BI
Zoals Power BI Principal Product Manager Jeroen (Jay) ter Heerdt uitlegt in een van onze mini-boeken: “Taart hoort op een feestje, niet in je rapport.”
" Cirkel/Taartdiagrammen zijn een van de minst effectieve diagramtypen omdat ze afhankelijk zijn van hoeken, iets waar onze hersenen niet goed in zijn toegerust om te interpreteren. Onze hersenen zijn geoptimaliseerd om rechte lijnen te herkennen, vooral of lijnen elkaar kruisen of niet. Daarom werken kolom- en staafdiagrammen zoveel beter - we zijn gewoon niet zo goed in het inschatten van hoeken.
Het is alsof je naar een klok kijkt; zonder de streepjes is het moeilijk te zeggen of het 3:06 of 3:07 is. Hoewel die extra minuut misschien niet zoveel uitmaakt, als een verschil van 2% in je data miljoenen kan betekenen, kun je snel zien wat het probleem is.
Mensen voegen vaak labels toe om dit te verhelpen, maar dat lost het kernprobleem niet op. Een donutdiagram, wat in feite een cirkeldiagram is met een gat in het midden, is marginaal beter omdat het verschil in hoek aan de rand van de cirkel meer opvalt.
Waarom staan deze diagramtypen nog steeds in Power BI? Het is simpel: klanten vragen erom en ze zijn een veelvoorkomende functie bij productselecties. Maar alleen omdat ze er zijn, betekent nog niet dat je ze moet gebruiken. Als het aan mij lag, zouden we cirkeldiagrammen helemaal uit de tool verwijderen!" Klaar om meer te weten te komen?
Het maken van een boeiend, inzichtelijk rapport hoeft niet ingewikkeld te zijn. Deze tips helpen je bij het zetten van jouw eerste stappen richting het maken van duidelijke, impactvolle rapporten die echt aanslaan bij gebruikers. Om nog dieper te duiken, bekijk onze Power BI voor beginners On-Demand Training hier. Leer alles wat je moet weten over Power BI van A tot Z, allemaal in jouw eigen tempo!
Klik hier om je aan te melden voor de cursus *bedrijfsprijzen ook beschikbaar. En hier om een gesprek te plannen voor meer informatie.
Investeer in jouw groei, investeer in training.
Bedankt voor het lezen. Ik ben er als je vragen hebt.
Groetjes,
Sharona - Vergeet niet om mij te volgen op LinkedIn. En om je te abonneren op de nieuwsbrief.